Archivierung

Datenarchivierung

Datenarchivierung

Die Archivierung von Daten (Belegen) gliedert sich in verschiedene Phasen:

  • Datenbankanalyse mit Priorisierung der Archivierungsobjekte
    In der ersten Phase werden diejenigen Business-Objekte identifiziert, deren Archivierung sinnvoll hinsichtlich der entstehenden Kosten ist. Sobald eine Auswahl an Objekten für die Archivierung getroffen worden ist, werden diese Objekte mittels Priorisierung in eine Bearbeitungsreihenfolge gebracht.
  • Erstellung eines Archivierungskonzepts
    Bei der Erstellung eines Archivierungskonzepts müssen technische, rechtliche und fachliche Aspekte berücksichtigt werden. In dieser Phase ist die Unterstützung erfahrener Berater von besonderer Bedeutung.
  • Umsetzung in Abstimmung mit den Fachabteilungen
    Neben technischen Belangen betrifft die Archivierung auch Fachabteilungen, deren Arbeit von der Archivierung beeinflusst wird. Damit die Praktikabilität, aber auch die Akzeptanz der Lösung im Betrieb gewährleistet werden kann, ist es daher unerlässlich, die Umsetzung in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen durchzuführen.
  • Dokumentation für den Betrieb
    Archivierung ist ein wiederkehrender Prozess, der beispielsweise jährlich durchgeführt wird. Damit auch nach einem Jahr noch allen Beteiligten oder auch neuen Mitarbeitern klar ist, was bei der Archivierung zu beachten ist, sieht Savento die Dokumentation der Archivierung für den laufenden Betrieb als sehr wichtig an.

Dokumentenarchivierung

Dokumentenarchivierung

Die Archivierung von Faksimiles berührt verschiedene Themen, in denen Savento über weitreichende Erfahrungen verfügt:

  • Archivierungsszenarien im Standard (ArchiveLink®) und als Individuallösung
    In vielen Projekten kann die Standardlösung über ArchiveLink® eingesetzt werden, doch gibt es immer wieder Szenarien, in denen maßgeschneiderte Lösungen erforderlich sind. In beiden Fällen verfügt Savento über einen großen Erfahrungsschatz.
  • Aufbau von Scan-Stationen / Scan-Zentren
    Beim Einscannen von Dokumenten ergeben sich viele Fragen: Welcher Scanner soll verwendet werden? Welche Software kann zur Optimierung der Scans eingesetzt werden? Wie werden Barcodes erzeugt und angebracht? Wie sollte der Scan-Prozess organisiert werden? Diese und viele Fragen mehr wurden von Savento bereits in einer Vielzahl von Projekten beantwortet.
  • Integration von Scan- und OCR-Komponenten
    Unter der Dokumentenarchivierung wird heutzutage längst nicht mehr nur das Einscannen und Ablegen von Dokumenten verstanden. Hinzu kommt beispielsweise die Integration einer Texterkennung (OCR), mit deren Hilfe die Dokumente im Volltext recherchierbar gemacht werden.
  • Integration in Workflow-Prozesse
    Zur Weiterverarbeitung der gescannten Dokumente müssen Workflows implementiert oder angepasst werden, damit gewährleistet ist, dass die Dokumente auch adäquat bearbeitet werden.

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