Automatisierte Archivlaufdokumentation
mit Savento Tower®

Hintergrund

Mit der SAP®-Datenarchivierung geht oft die Fragestellung nach der Konformität gesetzlicher Vorgaben einher. In diesem Zusammenhang ist eine ausführliche Dokumentation zur Nachvollziehbarkeit des regelmäßigen Archivierungsprozesses erforderlich. Die Dokumentationserstellung erweist sich dabei häufig als aufwändige und lästige Pflicht, denn je nach Prüfer-Vorgaben sind hierbei viele Systemparameter zum Zeitpunkt der Archivierung zusammenzufassen, Spools herunterzuladen und dergleichen mehr. Beim Zusammentragen dieser Informationen kann es zudem zu manuellen Übertragungsfehlern kommen, was den Prozess sehr fragil macht.

Projektbeschreibung

Genau mit diesem Problem sah man sich bei LSG Sky Chefs konfrontiert und beauftragte Savento, eine automatisierte Lösung zu entwickeln. Ziel war hierbei nicht nur die automatische Generierung einer Dokumentation zur Vorlage beim Wirtschaftsprüfer, sondern zusätzlich auch die Durchführung verschiedener Konsistenzprüfungen. Das Ergebnis ist in den Savento Tower® integriert, der kundenspezifisch erweitert werden kann. So wird bei LSG beispielsweise bei der Dokumentationserstellung geprüft, ob das verwendete Schreibprogramm auch demjenigen im Customizing des jeweiligen Archivierungsobjektes entspricht, und ob die Anzahl der archivierten Objekte tatsächlich gleich der Anzahl der gelöschten ist.

Projektdurchführung

Die Dokumentation soll im Wesentlich automatisiert erfolgen, jedoch gibt es immer wieder Situationen, in denen es notwendig ist, Anmerkungen zu ergänzen, die programmtechnisch nicht ermittelbar sind. Diese kann zum Beispiel bestimmte Entscheidungen bei der Wahl der Archivierungsvariante betreffen, die von den Fachabteilungen initiiert sind. Genau deshalb wurde bei LSG Sky Chefs die Möglichkeit integriert, vor der Dokumentationserstellung zusätzliche Informationen einzugeben, wie den Namen des Erstellers und einen Anmerkungstext beliebiger Länge. Diese Informationen werden dann in die Dokumentation übernommen.

Jedes Archivierungsobjekt besitzt ein archivierungsobjektspezifisches Customizing, das in den Transaktionen SARA und AOBJ definiert wird. Dieses Customizing kann sich jedoch über die Zeit ändern, so dass es aus Gründen der Nachvollziehbarkeit wichtig ist, dieses Customizing für jeden Archivlauf zu dokumentieren. Genauso wichtig ist die Parametrisierung des Schreibjobs, also welche Selektion für die Archivierung getroffen wurde. Nicht zuletzt sind alle Informationen rund um die Schreib- und Löschjobs von großem Interesse, wie die Job-Logs, die Spools und die Angaben, welcher Step wann, wie lange und auf welchem Applikationsserver gelaufen ist. All diese Informationen werden in der Regel im Rahmen des SAP-Housekeepings nach kurzer Zeit gelöscht und stehen danach nicht mehr zu Verfügung.

Projektergebnis

Die entwickelte Lösung ermöglicht es nun, eine Audit-konforme Dokumentation auf Knopfdruck zu erzeugen und erspart damit viel Arbeit und Fehler. „Wir rechnen mit einer Zeitersparnis von über 30 Minuten für jeden durchgeführten Archivlauf – und das bei einer weitaus höheren Qualität der Dokumentation sowie zusätzlichen Plausibilitätsprüfungen. Zum Glück sind die alten Zeiten der manuellen Dokumentation vorbei!“ (Herr Gregor Leber, LSG Sky Chefs).

Dabei ist die Benutzung der Lösung extrem einfach und schnell. Nach dem Start der Software, die außerhalb von SAP läuft und in Java implementiert wurde, besteht zunächst die Möglichkeit, sich an einem System anzumelden. Bei LSG stehen hier verschiedene SAP-Systeme zur Auswahl, auf denen eine Datenarchivierung erfolgt. Nach einer Anmeldung im Savento Tower® mit Hilfe des SAP-Benutzerzugangs, werden alle benutzten Archivierungsobjekte angezeigt, für die Archivierungsläufe existieren. Ein Aufklappen eines Archivierungsobjekts bringt die existierenden Archivierungsläufe zu Ansicht, wobei ähnlich wie in der Transaktion SARA gleich ersichtlich ist, ob ein Archivierungslauf erfolgreich war oder nicht. Die Dokumentationserstellung erfolgt durch einen Doppelklick auf den ausgewählten Archivierungslauf.

Die Lösung wird an mehreren Arbeitsplätzen von verschiedenen Kollegen eingesetzt. Auf Client-Seite ist lediglich ein installiertes aktuelles Java die Voraussetzung. Um die Software zu installieren genügt es, diese in ein Verzeichnis zu kopieren. An SAP werden keine besonderen Anforderungen gestellt. Der Zugriff erfolgt über RFC, so dass ein entsprechender User zur Verfügung stehen muss.

Die Bedienung der Software ist intuitiv und erfordert keinen Schulungsaufwand. Nicht zuletzt ist es aber die enorme Arbeitserleichterung, die aus dem Projekt einen großen Erfolg machte.

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