Scanning mit Savento Transporter

Savento Transporter

Hintergrund

Häufig werden mächtige ECM-Systeme eingesetzt, die neben der reinen Archivierungsfunktionalität noch ausgereifte Dokumentenmanagement-Funktionen bieten. Diese werden jedoch häufig nicht benötigt, so dass eine Migration hin zu einem schlankeren und auch preiswerteren Archivsystem grundsätzlich sinnvoll sein kann. In der Regel fehlt dann jedoch eine Scan-Lösung, um zum Beispiel Eingangsrechnungen im Archiv abzulegen und in SAP® zu verknüpfen. Gängige Scan-Lösungen mit SAP®-Anbindung sind sehr teuer und werden zudem häufig über Seitenvolumina abgerechnet.

Projektbeschreibung

Ein großes deutsches Logistikunternehmen wollte von einem Archivsystem mit umfangreichen DMS-Funktionen auf das schlanke PBS ContentLink (PCL) Archivsystem wechseln. Neben reinen Daten und in SAP® erzeugten Ausgangsdokumenten, werden auch eingescannte Eingangsdokumente abgelegt. Ziel war es, diese Eingangsdokumente mit Hilfe einer einfachen Scan-Software einzuscannen und dann mittels des Savento Transporter im Archivsystem abzulegen und in SAP® mit dem entsprechenden Beleg zu verknüpfen. Es kamen Scan-Deckblätter mit Barcodes zum Einsatz, die in SAP® erzeugt wurden.

Projektdurchführung

In der Scan-Abteilung werden Belege im Stapel eingescannt, um diese danach manuell zu indizieren. Im Anschluss daran werden die Dokumente archiviert und verknüpft, wobei zuvor die Validität der eingegebenen Indexdaten aus dem SAP®-System mit Sichtkontrolle überprüft werden. Beispielsweise indiziert das Scan-Personal die Eingangsbelege mit Daten wie z.B. der Kundennummer. Vor der Ablage werden der Name und die Adressdaten des Kunden aus SAP® zur Ansicht gebracht, damit die Korrekheit der Eingabe geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden kann. Diese Funktionalität wurde mit Hilfe des Savento Transporter realisiert.

Projektergebnis

Die Lösung konnte sehr schnell und ohne Probleme in Betrieb genommen werden und wurde sofort vom Scan-Personal angenommen. Dies lag auch daran, dass sowohl die Bedienung also auch die Qualität der Scans gegenüber der vorherigen Lösung erheblich verbessert wurden. Ein weiterer Vorteil stellte die verringerte Dokumentengröße dank optimierter Kompression dar, die etwa die Hälfte beträgt.

Seit der Einführung läuft die Lösung in zwei Abteilungen völlig problemlos im täglichen Betrieb. Die Lösung beruht auf dem Standard ArchiveLink® und ist damit archivsystemunabhängig.

Savento
  Signet